Tipos de reuniões: Gestão e características

As reuniões fazem parte do nosso dia a dia, seja em escritórios, startups, instituições públicas ou grupos comunitários. No entanto, nem todas são iguais nem cumprem a mesma função. Alguma vez te perguntaste quantos tipos de reuniões existem e para que serve cada uma? Conhecer as suas diferenças é essencial para que o tempo que dedicamos a elas seja realmente produtivo e não termine por se sentir como uma perda.

Neste artigo vamos explorar os principais tipos de reuniões de trabalho, as suas características, os desafios que implicam e como fazer com que sejam verdadeiramente úteis. Continua a ler!

Tipos de reuniões e suas características

Mas, quantos tipos de reuniões existem? A resposta curta: mais do que pensamos. A longa: depende de como as classificas. O importante não é tanto saber o número exato, mas identificar que tipo de reunião precisas. Escolher bem é fundamental.

Reuniões informativas

Estas reuniões têm um objetivo claro: transmitir informação de forma clara e eficiente. O seu propósito principal não é debater nem tomar decisões, mas assegurar que todos os participantes recebem uma mesma mensagem e compreendem o seu conteúdo.

Podem abordar temas muito diversos, como comunicar mudanças na empresa, apresentar novos projetos, anunciar resultados financeiros, introduzir novas políticas internas ou explicar normativas. Normalmente, neste tipo de encontros o fluxo de comunicação é unidirecional: alguém expõe e os demais escutam, embora costume reservar-se um espaço final para perguntas ou esclarecimentos.

Características:

• Unidirecionais: alguém fala, os demais escutam.
• Não requerem muita interação, mas sim atenção.
• Curtas e diretas, idealmente.

Conselho: Para este tipo de reunião, o espaço e o conforto contam. Usar cadeiras para reuniões que favoreçam a postura sem distrair é fundamental. E evita alongar-te mais do que o necessário; se podes resumir em 20 minutos, melhor.

Reuniões de tomada de decisões

Neste tipo de reuniões, o objetivo principal é analisar opções, debatê-las e chegar a uma resolução conjunta. Aqui espera-se que todos os participantes contribuam ativamente: apresentando dados, partilhando opiniões, avaliando alternativas e construindo consensos.

Características:

• Interativas e dinâmicas.
• Podem incluir votações ou análises de alternativas.
• Precisam de uma agenda clara e papéis definidos.

Conselho: Fomenta a participação sem monopolizar a conversa. Se tens uma sala de reuniões confortável com as cadeiras nórdicas pretas, conseguirás um ambiente mais colaborativo e relaxado. Leva sempre alternativas preparadas e assegura-te de que as decisões sejam documentadas.

Reuniões de acompanhamento

Estas realizam-se para rever o estado de um projeto ou tarefa em curso.

Características:

• Frequentemente e breves (se forem bem planeadas).
• Precisam de relatórios ou métricas concretas.
• Permitem identificar gargalos.

Conselho: Estabelece um ritmo fixo (por exemplo, todas as segundas às 9) e mantém a reunião dentro do tempo limite. Aproveita este momento para reforçar o compromisso da equipe sem o transformar numa sessão de queixas.

Reuniões criativas ou de brainstorming

¡Aqui a imaginação manda! Estas reuniões buscam ideias novas, romper com o convencional e deixar que fluam as propostas. O objetivo principal é fomentar um fluxo livre de ideias, onde qualquer sugestão é bem-vinda, por mais arriscada ou disparatada que pareça.

Costumam ser utilizadas para desenvolver novos produtos, desenhar campanhas de marketing, resolver problemas complexos ou encontrar formas diferentes de abordar um projeto.

Características:

• Ambiente informal e aberto.
• Valoriza-se mais a quantidade de ideias do que a qualidade inicial.
• Não há julgamento: tudo vale.

Conselho: Deixa de fora a rigidez. Aposte num ambiente relaxado, talvez com cadeiras de espera que convidem à conversa descontraída. Utiliza quadros, post-its ou ferramentas digitais para registar tudo o que surgir.

Reuniões um a um

As reuniões um a um são encontros privados entre duas pessoas, desenhados para tratar temas que requerem uma comunicação mais direta, pessoal ou sensível. São ideais para oferecer feedback, alinhar expectativas, falar do desenvolvimento profissional, resolver conflitos ou simplesmente fortalecer a relação entre colaboradores, líderes e membros da equipe.

Características:

• Privadas e confidenciais.
• Fomentam a confiança.
• Costumam ser mais emocionais do que técnicas.

Conselho: Procura um ambiente tranquilo e sem interrupções. Se és líder, prepara os teus pontos com antecedência e ouve ativamente. A chave está em gerar um espaço onde a outra pessoa se sinta confortável para se expressar.

Reuniões de equipe

As reuniões de equipe são espaços onde vários membros do mesmo grupo se reúnem para trabalhar sobre temas comuns. Costumam ter múltiplos objetivos: coesionar a equipe, alinhar metas, rever avanços ou resultados ou resolver problemas partilhados.

Estas reuniões podem ser periódicas (por exemplo, semanais ou mensais) ou pontuais (quando surge a necessidade de coordenar ações ou gerir uma mudança importante). São essenciais para manter todos informados, detectar bloqueios a tempo e assegurar que todos estejam a remar na mesma direção.

Características:

• Participam todos os membros de uma equipe.
• Podem ser mistas (informativas e participativas).
• Requerem um moderador para manter a ordem.

Conselho: Dinamiza estas reuniões variando a dinâmica. Muda de localização, distribui o papel de moderador ou adiciona elementos visuais. E lembra-te: se podes fazê-lo em 30 minutos, não o alongues para uma hora.

Conselhos para todo tipo de reuniões

Além disso, se queres ir mais além, podes seguir estes 6 passos para reuniões de trabalho efetivas.

A reunião ideal existe (mas é desenhada)

Cada tipo de reunião tem a sua própria lógica, dinâmica e propósito. O difícil —e o divertido— é encontrar o equilíbrio. Às vezes, uma reunião bem planeada pode resolver em 30 minutos o que um fio eterno de emails jamais conseguiria.

Lembra-te sempre de ter em conta:

• O tipo de reunião que precisas.
• Quem deve estar presente (e quem não).
• O espaço e os recursos adequados.
• O impacto que terá essa reunião na equipe e na produtividade.

E, claro, não subestimes o poder do bom mobiliário. Porque embora não pareça, o conforto influencia mais do que imaginas.