Conselhos para um escritório tecnológico

O escritório tecnológico é uma realidade, não importa de que setor empresarial estamos falando. Todas as empresas precisam se adaptar a esta nova era incorporando ferramentas úteis para seu trabalho que ajudem a assegurar e melhorar seu negócio.

O que é um escritório tecnológico?

O uso da tecnologia penetrou no mundo empresarial. Os escritórios tecnológicos se popularizaram porque oferecem ferramentas avançadas que não encontramos em outras modalidades de escritório.

O formato de trabalho está mudando e digitalizar a informação a resguarda. Além disso, permite criar históricos organizados e facilita a edição dos documentos. Toda essa tecnologia veio para ficar. Mesmo que você goste do seu estilo de trabalho tradicional, é necessário que insira aspectos eletrônicos que lhe permitam estar atualizado e à frente.

O escritório tecnológico é aquele adaptado com as novidades tecnológicas que lhe permitem trabalhar remotamente e fazer muitas funções que antes poderiam parecer impossíveis. Desde trabalhar à distância, sozinho ou em equipe, até contatar seus clientes, gerenciar seus armazéns, guardar suas informações... A tecnologia chega a todos os níveis da empresa e nos ajuda a melhorar e controlar de forma mais eficiente.

A tecnologia nos permite ir um passo além e facilita o trabalho diário. Por isso, sua empresa também precisa de um escritório tecnológico, adaptado à nova realidade.

Tecnologia

O primeiro passo para dar o salto de um escritório tradicional para um eletrônico, é ter uma conexão estável à Internet. Esta ferramenta o manterá conectado com milhões de pessoas ao redor do mundo, fornecedores, clientes... Se seu sócio está em Pequim e você está trabalhando de Madri, pode coordenar uma reunião através de plataformas como o Zoom.

Alcance global

Esse fator de aproximação não apenas lhe permite contatar sócios e fornecedores de maneira digital. Também permitirá que os serviços da sua empresa ou os produtos do seu negócio cheguem a outras localidades no mundo.

Agora é muito mais fácil fazer negócios com qualquer ponto do planeta. Com a internet, qualquer negócio pode ter um alcance global. Isso também significa que a concorrência é global, por isso é muito importante estar por dentro das últimas novidades em escritório tecnológico.

Elementos do escritório tecnológico

Dispositivos inteligentes

Para tornar possível sua introdução no mundo tecnológico de forma satisfatória, é evidente que você precisará se equipar com tecnologia de alta qualidade. Localize telefones corporativos para que seus funcionários possam estar conectados. A comunicação efetiva promove o avanço das organizações. Além disso, você pode incluir computadores rápidos e de alta gama, tablets, televisores com telas amplas onde sejam exibidos produtos ou o trabalho da empresa para o público.

Conferências online

Aline todos os pontos e torne possível que em tempos difíceis, como os que estamos atravessando com a COVID-19, todo o seu pessoal possa se reunir. Para isso, é necessário que estejam equipados com a melhor tecnologia para que possam se manter comunicados. Inclusive, as reuniões presenciais estão sendo deslocadas. Agora é possível se conectar online de maneira que se estabeleça uma distância prudente na corporativa.

Ferramentas para sua equipe

A vantagem de ter conexão à Internet é que você pode desfrutar de serviços e aplicativos de forma imediata. Por exemplo, se você está confuso em relação a um reparo, ou não tem certeza de uma tarefa que está realizando.

Agora você pode se comunicar com sua equipe via Slack ou trabalhar em equipe com Asana e se capacitar com cursos online. É necessário que nossa equipe disponha das ferramentas necessárias que facilitem seu trabalho e o tornem mais eficaz.

Nós também precisamos poder controlar esse trabalho à distância de forma eficaz. Existem muitas ferramentas de software no mercado que facilitarão todo tipo de tarefas. Investir em tecnologia é o que fará a diferença para sua empresa. Se você se interessa, não perca nosso guia sobre ferramentas para o teletrabalho.

Design 3D

As empresas mais inovadoras investem em tecnologia 3D para mostrar projetos aos clientes ou à equipe encarregada. Tanto de forma física como através de aplicativos que facilitam essa modalidade. Se você quer um escritório tecnológico, deve incorporar esse tipo de programas. De forma que qualquer projeto possa ser mostrado de forma virtual aos seus potenciais compradores. Isso ajuda muito na visualização e compreensão dos projetos. Por isso, constitui uma ferramenta de apoio muito valiosa para os comerciais.

Redes sociais

Se você quer ter um escritório eletrônico, as redes sociais não podem faltar. Certifique-se de contar com um especialista em conteúdo e comunicações.

Você deve estar por dentro das diretrizes em relação a publicidade e estratégias de marketing. As redes sociais estão em constante mudança e precisamos de um verdadeiro profissional, mas você também deve desenvolver uma estratégia clara que ajude a posicionar sua empresa. Publique Reels, IGTV, histórias e postagens, assim você estará em constante comunicação com seus clientes.

Você deve também cuidar para que a resposta às dúvidas dos clientes seja rápida e eficaz. As redes têm uma grande exigência, mas também podem ser uma grande ajuda para desenvolver sua marca em nível global.

Com todas essas ferramentas você poderá se fazer conhecer sem necessidade de intermediários. Existem muitas empresas especializadas em publicidade online que poderão recomendar a melhor estratégia para o seu caso. Dependendo do tipo de negócio, há redes mais indicadas ou que nos permitem buscar melhor nosso público-alvo. Deixe-se aconselhar por especialistas para acertar.

Compras imediatas

Outra vantagem de modernizar seu escritório é que seus trabalhadores poderão realizar compras imediatas através do comércio online. Sem necessidade de longas esperas.

Nossa loja de cadeiras de escritório conta com serviço de transporte e entrega rápida.

Antes de lançar uma loja online, é necessário certificar-se de que tanto a logística quanto a entrega estão preparadas. Por isso, novamente devemos buscar especialistas nesse campo. Se o que desejamos é que nossa loja online seja um sucesso, devemos investir para depois ter benefícios. Mas a imediata e o alcance global podem ser de grande ajuda para empresas especializadas.

Mobiliário ideal

Claro, não pode faltar o mobiliário ergonômico e confortável. Escolher o mobiliário de escritório adequado nos ajudará a trabalhar melhor e com mais eficácia.

Conte com mesas de escritório tecnológicas capazes de suportar certo peso e com uma quantidade específica de armazenamento. Não se esqueça de levar a tecnologia para suas cadeiras e outros móveis.

É importante cuidar da saúde postural enquanto se trabalha, por isso as cadeiras de computador ergonômicas são especialmente importantes.

O boom do trabalho remoto aumentou muito a demanda por cadeiras para trabalhar em casa. Isso se deve ao fato de que, se você passar 8 horas por dia em uma cadeira, precisa que seja uma cadeira adequada. Depois de duas horas em uma cadeira normal, você começará a sentir desconforto que pode resultar em problemas graves se não buscarmos uma solução. Por isso, recomenda-se deixar-se aconselhar e investir em uma cadeira ergonômica que dê suporte à sua coluna.

Decoração do seu escritório tecnológico

Claro, as cores não podem faltar para que seu escritório marque tendência. Deixe sua criatividade voar e inspire-se nas novas tecnologias. Se você se especializa em setores criativos, pode decorar as paredes do seu escritório com cores e motivos estimulantes.

As empresas de videogames ou tecnológicas criam zonas de jogo e diversão para seus funcionários, assim como zonas de descanso onde se pode trabalhar de uma forma mais informal. As salas para reuniões informais também são uma das novas modas.

Quadro branco ou telas sensíveis ao toque

Uma opção inovadora é usar quadros inteligentes para que toda a equipe esteja sincronizada. Além disso, existem telas sensíveis ao toque e editáveis para corporações, que mudarão o panorama do seu escritório. Se você não se acostuma a essa tecnologia, ou está fora do seu orçamento, pode ir escalando posições. Começar com aplicativos de trabalho colaborativo é uma maneira econômica e funcional de aproveitar a tecnologia.

Armazenar e guardar informações em um escritório tecnológico

Lembre-se de que as empresas devem ter documentos respaldados e informações de sua história corporativa. No caso dos hospitais, eles devem manter os históricos clínicos dos pacientes por até dez anos. E algo semelhante acontece com as informações legais e contábeis da empresa.

Acumular tantos papéis em um escritório pode ser um verdadeiro desafio. Às vezes, as informações podem se perder ou deteriorar. Contar com sistemas de gestão da informação é uma exigência hoje em dia. Guarde o máximo possível de informações em formato eletrônico, isso ajudará a encontrar tudo muito mais rápido. É mais seguro, você pode armazenar muito mais e encontrará muito mais rápido. Além de ser muito mais sustentável e ajudar o meio ambiente, algo que nossos clientes com certeza valorizarão.

Mas nem tudo é tão simples. Devemos ter em mente que as mudanças podem ser difíceis de processar. Talvez parte da nossa equipe tenha dificuldade em se adaptar a essas mudanças. Treinar seu talento humano é vital, para que todos trabalhem sob uma mesma linha de conhecimentos e objetivos. Independentemente da idade, todos devem utilizar os dispositivos eletrônicos, assim como se familiarizar com as novas tecnologias. Por isso, a formação das equipes humanas é uma das tarefas mais importantes que nossa empresa enfrentará quando quisermos implementar um escritório tecnológico. Com certeza os benefícios que obteremos logo compensarão o esforço que fizemos.