6 passos para ter reuniões de trabalho eficazes

Descubra as 6 chaves necessárias para ter reuniões de trabalha eficientes onde se obtém uma maior produtividade e um maior aproveitamento do tempo.

Atualmente, em qualquer profissão, somos muitas vezes obrigados a colaborar com outras pessoas e trabalhar em conjunto para alcançar objetivos futuros. Isto passa sempre por um processo em que, seja mensal ou semanalmente, deve ser estabelecida uma série de encontros para reunir assuntos pendentes, processos que funcionam (ou não), projetos em curso e projetos futuros, etc.

Contudo, são muitos os que se queixam que, em mais de uma ocasião, estas encontros são tudo menos produtivos. Na verdade, devido à pandemia causada pela COVID-19, as reuniões online tornaram-se essenciais e muitos relatam perdas de produtividade e de tempo que poderiam ser remediadas com um simples relatório ou e-mail.

Se esse é um dos seus problemas, damos-lhe agora na CadeiraEscritorio365 6 chaves para não perder tempo e fazer reuniões de trabalho eficazes que o permitem levar a cabo os seus projetos com os seus colegas.

1.º passo: determinar o objetivo da reunião

Basicamente, é necessário ter um objetivo claro para qualquer aspeto das nossas vidas, mas no que às reuniões de equipa diz respeito, este aspeto tem especial relevância.

Não seria nem a primeira nem a última vez que se entra numa reunião e se acaba a falar de temas pouco relevantes, que acabam por prolongar esse encontro mais do que seria conveniente.

Portanto, definir o objetivo principal que quer alcançar ao reunir estas pessoas é fundamental não só por respeito ao seu tempo, mas também ao tempo dos outros.

Um detalhe adicional: comunique o objetivo da reunião a todos os participantes. Desta forma, todos saberão por que foi convocada a reunião e poderão ir preparados.

2.º passo: estabelecer uma lista com pontos do dia

Caso a reunião seja um ponto de situação, o melhor é elaborar uma lista com pontos-chave a tratar no encontro e não divergir da lista.

Para muitos, é também útil redigir um pequeno resumo junto a esse ponto. Por exemplo, se apontar que deve falar sobre "análise de dados", pode ser útil colocar ao lado "mostrar o relatório do Power Point dos últimos 6 meses".

3.º passo: estabelecer um timing

Em técnicas de produtividade como time blocking ou a técnica Pomodoro, é essencial estabelecer as horas a que irá realizar determinadas tarefas.

Nas reuniões de equipa, estabelecer um horário de entrada e de saída, irá ajudá-lo a organizar-se melhor e a que os seus colegas também possam bloquear esse tempo nas suas agendas.

É importante que este tempo seja fixo e não seja alterado em nenhuma circunstância, pelo que respeitar a pontualidade e a hora de saída é fundamental. É uma forma de obrigar a sintetizar com base nos objetivos.

A título de curiosidade, no mundo das metodologias ágeis como o Scrum, são bloqueados períodos de apenas 10 minutos para fazer propostas comuns de determinados processos, o que obriga a sintetizar e a estabelecer objetivos muito rapidamente.

4.º passo: convidar quem realmente deva estar presente

Quando são organizadas reuniões de equipa, é comum ver que são convidadas demasiadas pessoas que realmente pouco ou nada podem contribuir, a não ser para ouvir o que há para dizer.

Isto não tem por que ser mau, por assim dizer, mas se não é um tema que deva ser debatido por toda a equipa, costuma ser mais eficaz designar apenas algumas pessoas para assistir ao encontro. É uma forma de ganhar agilidade e não fazer os outros perder tempo.

5.º passo: certifique-se de que tem o material necessário

Se tem de reunir várias pessoas, certifique-se de que há cadeiras de reunião para todos. Da mesma forma, se tem de mostrar um relatório ou precisa que os outros participem numa votação, certifique-se de que tem tudo o que precisa: projetor, portátil, cabo HDMI, papel, canetas, post-its, etc.

6.º passo: faça sempre um resumo final

Assim que acabar a reunião, envie um e-mail para os assistentes com os pontos tratados na mesma, as conclusões retiradas e, sobretudo, os próximos passos a seguir de modo a continuar o trabalho.

Estes resumos são especialmente úteis não só como revisão para os assistentes, mas também como informação para aqueles que não puderam estar presentes no encontro ou cuja presença não era necessária. Todos serão informados em apenas um clique.

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