Como manter arrumada a secretária e organizada

Hoje vamos ver algumas dicas sobre como manter a secretária arrumada e organizada. E por que isso é muito importante se queremos melhorar a nossa concentração e desempenho.

Sempre ouvimos que a ordem é muito importante. Com certeza em casa te disseram isso muitas vezes e no trabalho ou nos estudos ainda mais. E é que para desenvolver uma boa atividade profissional, ser competentes e cumprir prazos, a ordem é essencial. Por isso hoje vamos falar sobre a importância da ordem e como alcançá-la no teu escritório. Não percas este artigo!

Manter a secretária arrumada nos ajudará a ser mais produtivos

Manter a secretária arrumada é essencial para a produtividade. A organização do local de trabalho é uma das atividades que todo profissional deve desenvolver para aumentar a produtividade individual e coletiva. Muitos estudos têm corroborado a importância desse fato. E também que a capacidade que uma pessoa tem de organizar e manter a sua estação de trabalho em ordem vem de dentro dela.

Isso significa que se essa pessoa tem pensamentos frequentes sobre organização, antecipação de problemas, produtividade, controle do tempo, será alguém que mantém a secretária arrumada. E, portanto, será mais eficaz e produtiva. A organização é fundamental. E manter a secretária arrumada é o primeiro passo muito importante nesse processo.

Só poderemos manter a concentração ao longo do tempo se conseguirmos organizar a nossa mente. De modo que possamos nos concentrar na tarefa que estamos realizando, tendo clara as outras tarefas pendentes e quando as realizaremos. Para isso, é vital ter um maior controle das atividades diárias. Isso permitirá ser mais produtivo, focar melhor em cada assunto e encontrar os documentos e arquivos que precisamos no momento certo. Do que estás à espera para tornar a ordem a tua palavra de ordem?

A epidemia da distração

Estamos vivendo uma época chamada pelos especialistas de "a epidemia da distração". Um equivalente psicológico à epidemia de obesidade no mundo. Nossos cérebros estão sendo invadidos por um fluxo contínuo de estímulos e informações que não nos permitem estar plenamente concentrados nas nossas atividades diárias. Esta epidemia da distração tornou-se generalizada mundialmente. E é um problema cognitivo muito sério que tem o potencial de diminuir a produtividade nas novas gerações.

Não somos conscientes de como este processo mental se origina. Mas a maioria da população experimentou as consequências. Por isso, é comum encontrar entre os jovens problemas para manter a atenção, falta de concentração ou perda constante de objetos como chaves. Assim como esquecer tarefas pendentes ou reuniões marcadas. Tudo isso tem uma clara repercussão no desempenho e na qualidade do trabalho que realizamos. Por isso, é importante manter a secretária arrumada e é uma boa maneira de começar a pôr ordem.

Para combater a obesidade, precisamos de uma estratégia definida e praticar exercícios diariamente. Mas também tomar consciência dos alimentos que consumimos e como nos afetam, para assim nos alimentarmos de acordo com as nossas necessidades específicas. Para combater a distração, igualmente, precisamos desenvolver uma estratégia para combater as causas da sobre-estimulação cognitiva. Podemos começar por manter a secretária arrumada para colocar as nossas ideias em ordem.

Para isso, devemos aprender a escolher sabiamente os estímulos que recebemos e de que meios recebemos a informação. A realidade é que os nossos cérebros não estão adaptados a esta era da informação. Por isso, devemos ter cuidado e não saturar desnecessariamente a nossa capacidade de receber informação. É importante tentarmos receber apenas o que precisamos e nos é útil, e rejeitar o que não precisamos. Isso pode ser muito complicado no mundo atual, mas devemos fazer um esforço, especialmente quando estamos a trabalhar ou a estudar.

Como manter a secretária arrumada: passos

Organiza o teu espaço de trabalho por zonas.

Dedica um pequeno espaço visível para colocar as notas mais importantes ou relevantes ao trabalho que estás a fazer no momento. Ou cria uma pasta no teu computador com essa informação mais relevante. Usa o calendário para marcar os horários e eventos, se possível com alertas no teu telemóvel ou ao entrar no teu email. Para que assim comeces o dia sabendo o que já tens programado.

Existem diferentes métodos pensados para manter a tua mesa de escritório e o resto dos espaços arrumados. Mas algumas boas pautas de conduta que podes seguir são:

Existen distintos métodos pensados para mantener ordenada tu mesa de oficina y el resto de espacios. Pero algunas buenas pautas de conducta que puedes seguir son:

• Manter uma fácil acessibilidade aos arquivos, documentos e informações que precisas para terminar os trabalhos pendentes. Sejam documentos em papel ou no teu computador. Ter os documentos bem arquivados e classificados nos poupa muito tempo.
• Guarda os arquivos e papéis que não precisas imediatamente em outro espaço longe da secretária. Dependendo da frequência de uso, irão para um arquivo definitivo (consultarás muito raramente) ou para um arquivo temporário (ainda podes precisar)
• Deixa por escrito as notas e ideias. E cria um espaço visível para refrescar as ideias no momento em que precisas.
• Toma nota dos números de telefone ou extensões que mais usas ou grava-os no teu telemóvel ou telefone fixo. Assim será muito mais rápido discá-los.
• Reduz a quantidade de papéis e material em cima da secretária.
• Faz notas tanto digitais como escritas das datas dos eventos importantes.
• Guarda em duplicado a informação mais importante ou assegura-te de ter feito cópias de segurança.
• Limpa a tua secretária todos os dias ao terminar a tua jornada.
• Dedica semanalmente um dia para ordenar tudo o que já não precisas ter na secretária. E colocá-lo num arquivo ou destruí-lo. Também revisa o material de escritório e livra-te de tudo o que sobrar. O ideal é fazê-lo na sexta-feira ao fim do dia para começar a segunda-feira com tudo pronto para uma nova semana.

Não deixes para amanhã o que podes fazer hoje

A procrastinação é um dos problemas mais comuns que enfrentamos quando se trata de sermos organizados. Já que frequentemente trabalhamos com as prioridades invertidas. O fato de planear, organizar o espaço de trabalho nos permite ser mais produtivos. Mas tem um problema, não é algo urgente, não seremos despedidos se não o fizermos. Então a maioria das pessoas diz que vai fazer. Ou é algo que está pendente porque sinto que posso ser um melhor profissional. Farei amanhã e esse amanhã sempre será adiado. E manter a secretária arrumada não é prioritário no dia a dia delas.

Tem muito a ver com a era em que estamos vivendo e a epidemia da distração. Os contínuos inputs que recebemos fazem-nos não nos concentrarmos o tempo suficiente. Estamos tão distraídos que é muito fácil entrar num fluxo de energia que nos afasta do que realmente deveríamos estar fazendo profissionalmente e pessoalmente. Um dos elementos-chave da procrastinação é que não somos conscientes de quais atividades são as mais importantes que devemos realizar todos os dias.

Dedica algumas horas para planificar as atividades

Um dos aspetos mais desafiadores do trabalho moderno é gerir o alto fluxo de tarefas. Todas com uma data de vencimento cada vez mais próxima. E é que temos que fazer muito mais em menos tempo, os profissionais hoje em dia devem ter uma lista de tarefas organizada. E controlada com as datas bem marcadas e uma planificação clara de como conseguir o objetivo na data marcada. Além de deixar um tempo de margem caso haja algum problema ou contratempo. Mas também para manter a secretária arrumada como primeiro passo.

As tarefas devem ser classificadas de forma que seja muito fácil saber o que devemos fazer em cada momento. E, sobretudo, o que é mais urgente em cada momento. Por isso, ao terminar o dia, devemos organizar as tarefas do dia seguinte de forma que tenhamos claro por onde começar. E em que ordem devemos realizar as tarefas.

Tarefas importantes e urgentes:

As tarefas classificadas assim são as que necessitam de atenção imediata. E todos os recursos de tempo devem ser atribuídos a elas. Devemos tratá-las no momento e não adiá-las.

Importantes mas não urgentes:

Devem ser devidamente analisadas e colocar uma data de vencimento para realizá-las, frequentemente são tarefas que podem mudar a forma como vivemos mas nunca são urgentes, por exemplo, ir ao nutricionista para perder peso.

Urgentes:

Devemos executá-las com prontidão. Mas não são tão importantes como as primeiras. Geralmente são tarefas que não executamos a tempo e nos causam stress. Antecipa os problemas e resolve as tarefas pendentes antes que se tornem urgentes.

Não esqueças de realizar as tarefas que não são importantes e não urgentes

Elas estão no final da lista mas também têm que ser realizadas. E muitas vezes são necessárias para que as outras tarefas avancem. Por isso, revê no final do dia tudo o que fizeste e o que ficou pendente. E sê sincero contigo mesmo, perdeste tempo ou realmente foste produtivo? Ficaram-te muitas tarefas pendentes? Porquê? Isso ajudar-nos-á a melhorar um pouco a cada dia. Ou a ver se realmente temos um excesso de trabalho que vai acumulando tarefas e que se torna impossível acabá-las.

Dependendo da resposta, devemos tomar decisões de melhoria pessoal ou propor melhorias ao nosso superior para que o trabalho avance. Às vezes podemos dedicar muitas horas ao trabalho mas não sermos realmente eficazes. Por isso, devemos rever o que está a acontecer.

Exercícios para combater a distraçãoParar antes de agir

Se sentes que não tens o controle da tua vida e frequentemente dizes coisas que não querias dizer e fazes coisas que não querias fazer, a chave é parar. Cultiva a prática de parar antes de agir. Para controlar as nossas vidas e sermos profissionais organizados, precisamos aprender a parar. E não nos deixarmos levar pelas emoções, pensamentos e frustrações que também podem ser originados pelos estímulos que consumimos diariamente.

Manter a atenção

A habilidade para nos mantermos focados e concentrados é fundamental para o comportamento organizado. Praticar qualquer forma de meditação 5 a 10 minutos por dia é suficiente. Cada vez mais empresas estão criando zonas de yoga ou meditação nos seus escritórios. Está demonstrado que ajudam a melhorar a concentração, a produtividade e também melhoram a nossa energia. Experimenta!

Para nos tornarmos profissionais altamente produtivos, devemos manter a nossa secretária arrumada. Mas isso não podemos fazer se não aprendermos a pensar de forma organizada. E se não conseguirmos manter os outros aspectos da nossa vida sob controle. Todos podemos ser mais produtivos, controlar as nossas atividades e vencer a procrastinação. É uma escolha de vida que devemos tomar todos os dias. Um passo fundamental para alcançar os objetivos pessoais e profissionais que estabelecemos.